Szakmai értékelés a 2009. április2-i 12. "Projektmenedzsment a gazdaságban" fórumról
A globális gazdasági válság különleges figyelmet hoz a projektmenedzsment szakma és képviselői iránt. A nemzetközi élet üzleti- és szakmai fórumain, média termékeiben kiemelt hangsúlyt kap a szigorú költségvetés kezelés és egy időben az üzleti sikerek elérése. Mindezek teljesüléséhez fontos tulajdonság a számon kérhetőség (a költségvetés kézbentartása), az átláthatóság (világos dokumentálás, vezetői tájékoztatás) és a megbízhatóság (kockázatok kezelése), amivel a projektmenedzserek mind kell rendelkezzenek.
Napjainkban megnő az igény a professzionális projektmenedzsment iránt. A projektmenedzserek tulajdonképpen a vállalati/intézményi vagyongazdálkodás és értéknövelés felügyelői/gondozói, céljuk a pénzügyi források, szellemi teljesítmények és eszközök értékké transzformálása, szűkös források esetén a prioritások megtalálásának támogatása (portfolió menedzsment hatékony működtetése). Nehéz gazdasági helyzetben az eszközök szűkösebben, ugyanakkor az eredmény nélkülözhetetlenebb. Ugyanakkor a projektmenedzsereknek mindent el kell követniük a kompetenciájuk növelése érdekében, keresniük kell az új módszereket, eszközöket, hogy projektjeiket még sikeresebben tudják vezetni. Az első dolog amit egy körültekintő projektmenedzser tehet, hogy szakmai kapcsolatokat épít (hálózat építés/networking), tapasztalatok szerez, tanul és személyes professzionalizmusát bemutatja. Mindezekre jelen Fórum is jó lehetőségeket kínált, amit a projektmenedzserek felismertek és a korábbi éveknél nagyobb számban, aktívan vettek részt a Fórum munkájában.
Jelenlegi Fórum programja szakmai témáinak korszerűségével megfelelt a nemzetközi szakmai gyakorlatnak. A Fórum foglalkozott
- a pénzügyi válság projektekre történő hatásával és az alkalmazkodás lehetőségeivel,
- a projektmenedzsment szereplőinek hatáskörével (projekt- és funkcionális menedzserek együttműködésével, hatalom-felelősség-tekintély megteremtésének feltételeivel, a motiváció megvalósítás különböző lehetőségeivel, szállítók és vevők együttműködésének kritikus kérdéseivel),
- a projektmenedzsment iparági- és nemzeti specialitásaival (különböző kultúrák projektmenedzsment gyakorlatának bemutatásával, munkakultúra sikert befolyásoló összetevőinek áttekintésével, a PM értékteremtésének vizsgálatával),
- a projektmenedzsment innovációs folyamatokban való felhasználásának kritikus kérdéseivel,
- a projektmenedzsment kutatás legújabb eredményeinek bemutatásával.
A 12. Fórumon 33 vállalat szakértői 41 előadást tartottak. A Fórum szakmai előadásainak sorát a hagyományoknak megfelelően „AZ ÉV PROJEKTMENEDZSERE” előadása nyitott meg. 2009-ben a díjat Bartalis Krisztina (Vodafone Magyarország) nyerte, aki bevezető előadásában, ta-
pasztalatait összefoglalva rámutatott a nemzet- közi projektekben a kommunikáció fontosságára és nehézségeire (eltérő nyelvi- és szakmai kultúrák ellenére jól érteni egymást), a változáskezelés nélkülözhetetlenségre, a jó csapatmunka kialakításában a projektmenedzser kiemelkedő szerepére.
A Fórum első plenáris szekciója a projektmenedzsment szereplőinek (szállítók, vevők, projekt vezetés, projektmenedzser, projekttagok, projektben dolgozók, projekt eredményeit felhasználók) hatáskörét vizsgálta. Bemutatásra került a funkcionális menedzserek és a projektmenedzserek átalakulóban lévő együttműködése. A projekt siker meghatározó összetevője a menedzsment tudások megléte mellett a két menedzsment együttműködési készségének minősége. A vállalati szervezeti kultúra, kiemelten kell támogassa a funkcionális- és projektmenedzserek együttműködését, mert csak így valósulhat meg a projektek megfelelő vállalati stratégiához illesztése. A projekt módszertanok fontos segítséget jelentenek a projektmenedzsernek a feladatai megvalósításában. Különböző együttműködő partnerek (pl.: anyavállalat-leányvállalat vagy szállító-vevő) eltérő módszertanai megfelelő körültekintéssel (konszenzussal) illeszthetők egymáshoz, ugyanakkor jelentős figyelmet kell fordítani arra, hogy a módszertani szabályzás „életszerű” legyen, azaz a változó követelményekhez alkalmazkodjon. A projekt vezetőjének meghatározó szerepe van a projektben érdekeltek motivációjában, ami egyik meghatározó tényezője a projekt eredményességének (a másik a kompetenciák megléte). A motivációs eszközök között az egzisztenciális (anyagi-pénzügyi) motiváció mellett a munkasiker (elismerés), a szakmai-üzleti kapcsolatok és hatalom-felelősség (döntéshozatal) is fontos összetevők, amire a menedzsernek figyelnie kell.
A Fórum másik, plenáris előadásokkal szervezet kiemelt szekciója volt a pénzügyi válság projektekre és a projektmenedzsmentre gyakorolt hatásait vizsgáló szekció. A pénzügyi válság hatására a működési- és beruházási költségek csökkennek, ami a projekt prioritások változását eredményezi (rövid távon megtérülő és/vagy közép távon nagy megtérülést hozó, kezelhető kockázatú projektek maradhatnak). Ennek megfelelően hangsúlyossá válik a döntés-előkészítés hatékonysága, a projekt kiválasztásban az üzleti célok teljesülése és a változás menedzsment hatékonysága. Az üzleti szempontok, teljesítmények teljesüléséhez a megfelelő döntéshozók bevonására, hatékony teljesítmény mérésre, vállalatirányítást támogató eszközökre van szükség.
Az innovációs projektek meghatározó kérdéseit vizsgáló szekció már másodszor került be a Fórum programjába. A projektmenedzsment eszköztára jelentős segítséget adhat a vállalati versenyképességhez nélkülözhetetlen innovációs eredmények megszületéséhez. Az innovációk forrása az egyetem, ahol a kutatások és fejlesztések kiinduló pontját jelentik az innovációnak, amihez ipari- és más közreműködő partnerekre is szükség van. Az egyetemeket a költségvetési nyomás is kényszeríti az innovációban üzleti szolgáltatásokkal való részvételre, amihez jelentős tevékenységi és intézményi átalakulásokra is szükség van.
A Fórum programjában először jelentek meg az egyetemek oktatói és kutatói előadásokkal (13), ahol kutatási eredményeiket mutatták be önálló szekcióban. A Fórum előadásainak gyűjteménye első ízben kapott az Országos Széchenyi Könyvtártól ISBN számot (978-963-8111-70-8), ami azt is jelenti, hogy a könyvtárakban megtalálható lesz a kiadvány a jövőben, ami az irodalmi hivatkozásokat nagyban elősegítheti.
A célzott szekció mellett a Fórum előadásai közül élénk érdeklődést váltottak ki
· projektmenedzsment különböző munkakultúrákban (kínai projektmenedzsment tapasztalatok, európai vállalat egyesülés tapasztalatok),
· a projektmenedzsment értéke nemzetközi felmérés tapasztalatai alapján (szervezeti értékmérés: érintettek elégedettsége, belső szabályzatok és gyakorlat összhangja, projekt folyamatok fejlődése, projekt üzleti eredményei, projekt pénzügyi eredményei/ROI),
· a projektmenedzsment szakma történelmi fejlődésének jellemzői (menedzsment tudomány válasza az innovációs hullámokra, módszertanok) és fejlődési irányai (harmadik generációs menedzsment, specializálódás, többszintű minősítések, stratégiai-, operációs- és projektmenedzsment integrálódása),
· a projekt szponzor szerepe és felelőssége (projekt célok üzleti stratégiából meghatározása, felhasználók igényeinek képviselet, erőforrások- és projekt irányítás biztosítása, eredmények átvétele), valamint a komplex feladatok megoldásához szükséges támogatások (szervezeti rendben felelősségek tisztázása, oktatás-képzés, projektmenedzser és irányító bizottság támogatása),
· a projekt, mint jogeset (a projekt néhány kritikus kérdésének jogi megoldása, a projektmenedzser és a jogász együttműködésének fontossága),
· projektek vállalati stratégiát megvalósító szerepét elemző módszertan,
· projekt kockázatok kezelésének módszertana és gyakorlata,
· a projekt sikert elősegítő munkakultúra jellemzői és megvalósításuk kritikus kérdései,
· esettanulmányok (villamosenergia-ipari portfolió menedzsment, nemzetközi vállalatok egyesülése, vállalati profitcentrum átszervezés, elektronikus elszámolási rendszer felépítés, alkalmazás integráció).
A Fórum programját a hagyományoknak megfelelően egy másfél órás kerekasztal beszélgetés zárta, ahol a „projektmenedzsment hazai helyzete” kérdőív eredményei alapján (részletes eredmény-tanulmány www.pmi.hu, www.pmsz.hu és www.hte.hu portálokon megtalálható) került megbeszélésre a magyarországi projektmenedzsment helyzete (projektmenedzsment kompetenciák fontossága a projekt sikere szempontjából, a projektmenedzsment oktatás-képzés helyzete, a PM szakma elfogadottsága, a projektek üzleti kilátásai 2009-re). Az eredmények tükrében megállapítható volt, hogy a válaszadók (154-en töltötték ki az Interneten megtalálható kérdőívet a Fórumot megelőzően 2009 februárjában) a kommunikációs- és döntéshozatali képességet tarják a legfontosabbnak a sikerben. A rendszerszintű gondolkodás és a csapatépítés jelentőségét kisebbnek tartják a kollégák, de ennek oka minden valószínűség szerint az, hogy ilyen képességek birtokában vannak. A válaszadók 80%-a rendelkezett minősítéssel és a minősített kollégák a sikeres projekt feltételeinek érvényesülését alacsonyabbra értékelték, mint a minősítéssel nem rendelkezők. A válaszadók 40%-a tíz évnél, 85%-a négy évnél nagyobb gyakorlattal rendelkezett. Az oktatás-képzés színvonalát a válaszadók közepesnél jobbnak ítélik.
A szakmai elismertséget jónak tartja a válaszadók 81%-a. Az üzleti kilátások tekintetében 2009-re komplexitásban, méretben, üzleti bevételben kisebb csökkenést (15%) jeleznek a válaszadók.
A Fórum előadásai rámutattak, hogy a vállalatok számára a PM jelentős érték teremtő képességgel rendelkezik :
- az üzleti eredményekben
- javul a vevő kiszolgálás/kapcsolatok minősége
- az üzleti feladatok megvalósítása szervezettebbé, gyorsabbá válik - idő tényező!
- költség követés
- emberi erőforrás menedzselésben
- karrier lehetőség – jó eszköz a hatékony vezető kiválasztáshoz
- javul a munkatársak menedzsment képzettsége és gyakorlata
- megteremti a komplex érdekeltségi rendszer igényét
- szervezeti kultúra fejlődésben
- csökkenti a hierarchia fokozásának igényét
- fokozza a munkatársak nyitottságát, rendszertechnikai gondolkodását és együttműködési képességét
- elősegíti a funkcionális egységek elismerését (projekt szakértői tudását a funkció szakmai színvonala határozza meg)
- vállalati kultúra fejlődésében
- együttműködés (bizalom) fejlesztés
- kockázat vállalási képesség és lehetőség növekedése
- eredmény orientáció növekedése
A Fórum résztvevői kérdőív kitöltéssel mondták el menedzseri szakmai érdeklődésük legfontosabb területeit, projektmenedzsment ismereteik megszerzésének forrásait, a Fórum megrendezésével kapcsolatos véleményeiket és jövőbeli elvárásaikat. Összesítve megállapítható, hogy a Fórum a kapcsolatépítés mellett jelentős tapasztalatokat adott a résztvevőknek a projektmenedzseri munkához. Ebben az évben a résztvevők nagy része gyakorlati munka (83%) és önképzés során (66%) szerezte projektmenedzseri tudását, de minden válaszadó más formában is szerzett ismereteket és gyűjtött tapasztalatokat (egyetemi képzés: 41%, vezetőképzés 38%). A részvevők 88%-a projektmenedzseri-, 28% IB tagsági-, 8% IB elnöki gyakorlattal rendelkezett. A résztvevők cégeinek 80%-nál létezik írásos PM eljárásrend. A kérdőívre választ adók 67%-a szerint az előadások színvonala jó, 28% szerint kimagaslóan jó volt (ami a korábbi évekhez képest jelentős javulást jelent). 42% szerint az előadások témája aktuális, míg 47% szerint (10%-os javulás) rendkívül aktuális volt. A válaszadók 84%-a az előadásokat tartalmazó kiadványt hasznosnak tartotta. A Fórum technikai lebonyolítását az átlagosnál jobbnak gondolta a válaszadók 93%-a. A kérdőívet kitöltök 50%-a a Fórumon tartott előadást jó marketing eszköznek gondolja, a szponzorációt eredményesnek gondolók százaléka 42. A felmérés összegzéseként megállapítható, hogy a résztvevők az előadások és a kiadvány színvonalát nagyon jónak tartották, ami azt mutatja, hogy a projektmenedzsment kultúra fejlődése vitathatatlan.
Az 1998-ban indult Fórum több éves dinamikus létszám növekedése 2002-re megállt. 2003-ban jelentős visszaesés következett be, amit 2005-ben sikerült megállítani és stabilizálni. 2009-ben 67 cég képviseletében 135 résztvevője volt a Fórumnak. A projektmenedzsment szakma lassan minden jelentősebb szervezete (FÖVOSZ-IPMA, PMI Budapest Magyar Tagozat, PMSZ, TIPIK) bekapcsolódott a szervezésbe, ami a Fórum országos ismertségét jelentősen megnövelte. Mindezek alapján megállapítható, hogy a 2009. április 2-án, a margitszigeti Thermal Hotelben megrendezett 12. Projektmenedzsment a Gazdaságban Fórum szakmailag sikeresnek tekinthető.
A Fórum résztvevői az idén is megválasztották a Fórum legjobb előadóját, aki ez évben Mudra Miklós projektiroda vezető (CIB Bank) lett, aki a projektben dolgozók motiválásának lehetőségeit mutatta be, különös tekintettel a projektmenedzser felelősségére.
A Szervező Bizottság az „ÉV PROJEKTMENEDZSERE” cím pályázatát nyolcadik alkalommal 2008. novemberében írta ki. A 2009. január 26-i határidőig 9, a kiírásnak teljes mértékben megfelelő, magas színvonalú pályázat érkezett be. A kiírásnak megfelelően az SZB megbízásából az Operatív Bizottság februárban az értékelési munkát elvégezte és az SZB 2009. március 25-i ülésén, elfogadva az OB ajánlását, szavazással döntött az ÉV PROJEKTMENEDZSERE díj 2008. évi győzteséről, aki Bartalis Krisztina projektmenedzser (Vodafone Magyarország) lett.
Bartalis Krisztina a „A Vodafone globális szintű, vállalat átszervezési (EVO) program első országban történő megvalósítási projektje” vezetőjeként pályázott a díjra. A Vodafone globális programja a különböző országokban igen eltérő, különböző alkalmazásokon alapuló pénzügyi, beszerzési és személyzeti folyamatait és rendszereit egységesítette. A magyarországi projekt a globális program pilotja volt, melynek célja az új működési modell, továbbá az alkalmazott projektmódszertan és a projekt szervezet megfelelőségének, hatékonyságának tesztelése. A Vodafone evolúciós világ program elemei:
– egységes alap üzleti modell kialakítása,
– funkcionális tevékenységek kiszervezése (outsource-ra: beszerzés, egységesített pénzügyi folyamatok, üzleti folyamat támogatás, rendszertámogatási folyamatok),
– egyetlen központilag üzemeltetett vállalatirányítási rendszerre (ERP) való áttérés,
– az egyes országok szabályozásainak beépítése,
– az egyes országok egyedi megoldásaihoz (esetlegesen ügyfélkiszolgáló rendszereihez) való interfészek integrálása.
A program első lépése az egységes üzleti modell keretében, a pénzügy, a beszerzés, a logisztika és a HR funkciók területét érintő modell kidolgozása, amit külső tanácsadó cég végzett.
A magyarországi projekt feladata volt az új folyamatokat tartalmazó működés tesztelése. Az első fázisban a modell a kiszervezett beszerzési vállalatban, majd a kiszervezett (magyarországi telephelyű) pénzügyi szolgáltatónál és a magyar leányvállalatban került megvalósításra. Az új folyamatok egy újonnan kialakított közös, központi informatikai rendszerre épülő integrált vállaltirányítási (ERP) rendszerbe képződtek le, aminek megvalósítása adja a projekt gerincét (ez a külső tanácsadó feladata). A központi ERP rendszerhez (üzemeltetés és alkalmazás támogatás külföldön) illeszkedően került kialakításra a helyi IT infrastruktúra (a helyi IT megvalósítási felelősségével). A magyarországi projekt fő feladata a magyar leányvállalat működésének és a projektben érintett szervezeti egységeknek az átalakítása volt (eredmény: standard pénzügyi tranzakciók, ERP rendszerben használt törzsadatok karbantartási feladatok átadása az erre a célra létrehozott másik Vodafone vállalatnak, a nem kiszervezett pénzügyi funkciók racionalizálása illetve az új, magyarországi üzemeltetési és alkalmazás támogatási folyamatok). A magyarországi projekt négy alprojektje/csapata: ’Üzleti folyamatok’ (30 fő), ’Adat és technológia’ (20 fő), ’Változáskezelés’, továbbá ’Projektmenedzsment’. Az alprojekt csapatok mindegyike kapcsolatban volt a globális projekt hasonlóan szervezett csoportjaihoz. A ’Változáskezelés’ csapat foglalta magába a külső- és belső projekt kommunikációért felelős szakembert, illetve az oktatást és tréningeket szervező kollégákat. A magyarországi projekt összlétszáma kb. 80 fő volt, amely az éles indulást megelőző hetekben jóval 100 fő fölé növekedett. Magyarországon a közvetlenül érintettek közé tartozott az átalakított folyamatok mentén dolgozó, kb. 300 munkatárs. A bevezetett új HR, és beszerzési funkcionalitások miatt minden magyarországi alkalmazottat (kb. 1200 fő) érintettként kezelt a projekt (tréning és kommunikációs szempontból). A projektmenedzsment feladata volt a mátrix rendszerbe szerveződött kapcsolatrendszer helyi működtetése. A helyben lévő létszám mellett a globális projektben további kb. 800 kolléga és tanácsadó dolgozott összesen 5 helyszínen (Düsseldorf, Rattingen, Newbury, Milano, Madrid, India).
A projekt eredményeinek elismerését jelenti, hogy az ünnepélyes indulásnál a teljes regionális- és helyi vezetés megjelent. A CEO elismerő levelet írt a projektben dolgozóknak. A negyedév kiemelkedő dolgozója díjat kapták a helyi team központi tagjai. A projekt vezetője, Bartalis Krisztina, a Vodafone Magyarország felső vezetésének tagja lett és vállalati különdíjat kapott a dolgozói fórumon. A projekt eredményei bemutatásra kerültek a PMI-PMSZ-HTE-FOVOSZ által közösen szervezett Körkapcsolás (2008. november 6.) programjában. A projekt szponzor véleménye szerint a pályázót kiemelkedő szakmai tudása, a vállalati folyamatok alapos ismerete, politikai-, menedzseri-, kommunikációs képességei (szakember kiválasztás, minden részletre kiterjedő projekt tájékozottság, tájékoztatás és beszámolás a legmagasabb szintekig) és rendkívüli munkabírása tette ennek a rendkívül komplex (sok ország, sok partner cég), stratégiai jelentőségű projektnek a kiemelkedő projektmenedzserévé. Bartalis Krisztina 38 éves közgazdász, jelentős vállalati folyamat ismerettel és projekt szakértői tapasztalatokkal rendelkezik, amit jól támogat tanácsadói területen szerzett gyakorlata. PM képzéseket, módszertan ismeretet hazai és nemzetközi oktatásokban szerzett.
A díjpályázat versenyének magas színvonalát mutatja, hogy a Szervező Bizottság két külön díjat is felajánlott
Kovács Gábor igazgatónak (MAVIR Zrt.) kiemelkedő projektmenedzseri munkájáért, aki a villamosenergia-iparban stratégiai jelentőségű projekteket vezetett, köztük a Békéscsaba – Országhatár-Románia útvonalon épült 400 kV-os villamos energia összeköttetés projektjét.
A projekt nemzetközi jelentőségét mutatja, hogy az Európai Unió a Trans European Networks – Energy (TEN-E) programjában – mint kiemelten fontos projektet – összességében kb. 650 M Ft értékben támogatta. A távvezeték fejlesztés több mint ezer ingatlan tulajdonosának kártalanításával, 6000 m3 beton, 1081 tonna acélszerkezet, 460 tonna áramvezető beépítésével és az alállomási bővítéssel együtt a tervezett határidőre megvalósult. A projektben dolgozó szakemberek a projektre 19 ezer munkaórát fordítottak. A projektben a MAVIR és a külső beszállítók mellett még mintegy 100 hatóság, illetve szakhatóság, önkormányzatok és a több ezer ingatlantulajdonos volt érintett.
Kovács Gábor 35 éves villamosmérnök, az elmúlt 7 évben összességében mintegy 60 projekt felelősségével, amik közül 15 egymilliárd forintot meghaladó projekt volt. Az érintettek száma a nagyobb projektek esetében (az ingatlantulajdonosok nélkül) egyenként több volt, mint 50, de a kisebb projekteknél is meghaladta a 10-et. Projektmenedzsment képzettséget BMGE MBA szakán szerzett.
Szőllőssy Gyula kompetenciaközpont vezetőnek (IQSYS Informatikai és Tanácsadó Zrt.) kiemelkedő projektmenedzseri munkájáért, aki a banki szektorban stratégiai alkalmazásfejlesztési projekteket vezetett, köztük a Magyar Nemzeti Bankban fizetési mérleg (FMR) összeállítását támogató alkalmazás fejlesztését. A fizetési mérleg az MNB egyik legfontosabb terméke 2008. január 1. előtt banki jelentésekre épült, míg a nemzetközi elvárásoknak megfelelő módszertani változások következtében a mérleghez szükséges adatokat közvetlenül a vállalatoktól (kb. 4000) gyűjti be. Ennek következtében jelentősen nő a feldolgozásra váró adatok mennyisége, amelynek végrehajtására a korábbi alkalmazás már nem volt képes. Az FMR rendszer internet alapon kapja a vállalati adatokat és e mellett az értékpapír piaci adatokat, valamint a devizaárfolyam adatokat is feldolgozza. A feldolgozás eredményei 1500 Excel lapon kerülnek publikálásra. A projekt tényleges erőforrás-felhasználás 1500 nap volt. A projekt költségvetése – tisztán hozzáadott értékben – 100 M Ft volt.
Szőllőssy Gyula 47 éves matematikus-mérnök, mérnök-közgazdász MBA diplomával. Jelentős informatikai fejlesztési, funkcionális menedzseri és projektmenedzseri gyakorlattal rendelkezik. Az utóbbi tizenöt évben betöltött projektmenedzseri funkciói a projekt szakértőtől, a projektmenedzseren át a projekt igazgatói feladatokig mindent átfognak.
A projekt szponzorai a szakmai közélet legkülönbözőbb szereplői közül kerültek ki (22 vállalat/intézmény). Az elektronikai gyártókat a Legrand Magyarország, a nemzetközi projektmenedzsment szakmai szervezetet az IPMA, a konzultánsokat a HyperTeam, a KPMG, a Pro-COMpass, a Provice, a Ráció-Net és a Stratis a távközlési és informatikai gyártókat és rendszerintegrátorokat a Hewlett-Packard, IQSYS, Kopint-Datorg, Nokia Siemens Networks, Qualysoft és a Synergon, a távközlési szolgáltatókat a Magyar Telekom, a Pannon GSM, a közszolgáltatókat a MAVIR képviselte a szponzorok között. A szponzorok a saját PR-jük fejlesztése mellett a szakmai közösség fejlesztését is fontos célnak tekintették, amit megerősítettek az „ÉV PROJEKTMENEDZSERE” díj kiértékelésében való felelősségteljes részvételükkel.
A következő, tizenharmadik Fórum megrendezésére várhatóan 2010. április 8-án kerül sor.
Budapest, 2009. április 08.
Napjainkban megnő az igény a professzionális projektmenedzsment iránt. A projektmenedzserek tulajdonképpen a vállalati/intézményi vagyongazdálkodás és értéknövelés felügyelői/gondozói, céljuk a pénzügyi források, szellemi teljesítmények és eszközök értékké transzformálása, szűkös források esetén a prioritások megtalálásának támogatása (portfolió menedzsment hatékony működtetése). Nehéz gazdasági helyzetben az eszközök szűkösebben, ugyanakkor az eredmény nélkülözhetetlenebb. Ugyanakkor a projektmenedzsereknek mindent el kell követniük a kompetenciájuk növelése érdekében, keresniük kell az új módszereket, eszközöket, hogy projektjeiket még sikeresebben tudják vezetni. Az első dolog amit egy körültekintő projektmenedzser tehet, hogy szakmai kapcsolatokat épít (hálózat építés/networking), tapasztalatok szerez, tanul és személyes professzionalizmusát bemutatja. Mindezekre jelen Fórum is jó lehetőségeket kínált, amit a projektmenedzserek felismertek és a korábbi éveknél nagyobb számban, aktívan vettek részt a Fórum munkájában.
Jelenlegi Fórum programja szakmai témáinak korszerűségével megfelelt a nemzetközi szakmai gyakorlatnak. A Fórum foglalkozott
- a pénzügyi válság projektekre történő hatásával és az alkalmazkodás lehetőségeivel,
- a projektmenedzsment szereplőinek hatáskörével (projekt- és funkcionális menedzserek együttműködésével, hatalom-felelősség-tekintély megteremtésének feltételeivel, a motiváció megvalósítás különböző lehetőségeivel, szállítók és vevők együttműködésének kritikus kérdéseivel),
- a projektmenedzsment iparági- és nemzeti specialitásaival (különböző kultúrák projektmenedzsment gyakorlatának bemutatásával, munkakultúra sikert befolyásoló összetevőinek áttekintésével, a PM értékteremtésének vizsgálatával),
- a projektmenedzsment innovációs folyamatokban való felhasználásának kritikus kérdéseivel,
- a projektmenedzsment kutatás legújabb eredményeinek bemutatásával.
A 12. Fórumon 33 vállalat szakértői 41 előadást tartottak. A Fórum szakmai előadásainak sorát a hagyományoknak megfelelően „AZ ÉV PROJEKTMENEDZSERE” előadása nyitott meg. 2009-ben a díjat Bartalis Krisztina (Vodafone Magyarország) nyerte, aki bevezető előadásában, ta-
pasztalatait összefoglalva rámutatott a nemzet- közi projektekben a kommunikáció fontosságára és nehézségeire (eltérő nyelvi- és szakmai kultúrák ellenére jól érteni egymást), a változáskezelés nélkülözhetetlenségre, a jó csapatmunka kialakításában a projektmenedzser kiemelkedő szerepére.
A Fórum első plenáris szekciója a projektmenedzsment szereplőinek (szállítók, vevők, projekt vezetés, projektmenedzser, projekttagok, projektben dolgozók, projekt eredményeit felhasználók) hatáskörét vizsgálta. Bemutatásra került a funkcionális menedzserek és a projektmenedzserek átalakulóban lévő együttműködése. A projekt siker meghatározó összetevője a menedzsment tudások megléte mellett a két menedzsment együttműködési készségének minősége. A vállalati szervezeti kultúra, kiemelten kell támogassa a funkcionális- és projektmenedzserek együttműködését, mert csak így valósulhat meg a projektek megfelelő vállalati stratégiához illesztése. A projekt módszertanok fontos segítséget jelentenek a projektmenedzsernek a feladatai megvalósításában. Különböző együttműködő partnerek (pl.: anyavállalat-leányvállalat vagy szállító-vevő) eltérő módszertanai megfelelő körültekintéssel (konszenzussal) illeszthetők egymáshoz, ugyanakkor jelentős figyelmet kell fordítani arra, hogy a módszertani szabályzás „életszerű” legyen, azaz a változó követelményekhez alkalmazkodjon. A projekt vezetőjének meghatározó szerepe van a projektben érdekeltek motivációjában, ami egyik meghatározó tényezője a projekt eredményességének (a másik a kompetenciák megléte). A motivációs eszközök között az egzisztenciális (anyagi-pénzügyi) motiváció mellett a munkasiker (elismerés), a szakmai-üzleti kapcsolatok és hatalom-felelősség (döntéshozatal) is fontos összetevők, amire a menedzsernek figyelnie kell.
A Fórum másik, plenáris előadásokkal szervezet kiemelt szekciója volt a pénzügyi válság projektekre és a projektmenedzsmentre gyakorolt hatásait vizsgáló szekció. A pénzügyi válság hatására a működési- és beruházási költségek csökkennek, ami a projekt prioritások változását eredményezi (rövid távon megtérülő és/vagy közép távon nagy megtérülést hozó, kezelhető kockázatú projektek maradhatnak). Ennek megfelelően hangsúlyossá válik a döntés-előkészítés hatékonysága, a projekt kiválasztásban az üzleti célok teljesülése és a változás menedzsment hatékonysága. Az üzleti szempontok, teljesítmények teljesüléséhez a megfelelő döntéshozók bevonására, hatékony teljesítmény mérésre, vállalatirányítást támogató eszközökre van szükség.
Az innovációs projektek meghatározó kérdéseit vizsgáló szekció már másodszor került be a Fórum programjába. A projektmenedzsment eszköztára jelentős segítséget adhat a vállalati versenyképességhez nélkülözhetetlen innovációs eredmények megszületéséhez. Az innovációk forrása az egyetem, ahol a kutatások és fejlesztések kiinduló pontját jelentik az innovációnak, amihez ipari- és más közreműködő partnerekre is szükség van. Az egyetemeket a költségvetési nyomás is kényszeríti az innovációban üzleti szolgáltatásokkal való részvételre, amihez jelentős tevékenységi és intézményi átalakulásokra is szükség van.
A Fórum programjában először jelentek meg az egyetemek oktatói és kutatói előadásokkal (13), ahol kutatási eredményeiket mutatták be önálló szekcióban. A Fórum előadásainak gyűjteménye első ízben kapott az Országos Széchenyi Könyvtártól ISBN számot (978-963-8111-70-8), ami azt is jelenti, hogy a könyvtárakban megtalálható lesz a kiadvány a jövőben, ami az irodalmi hivatkozásokat nagyban elősegítheti.
A célzott szekció mellett a Fórum előadásai közül élénk érdeklődést váltottak ki
· projektmenedzsment különböző munkakultúrákban (kínai projektmenedzsment tapasztalatok, európai vállalat egyesülés tapasztalatok),
· a projektmenedzsment értéke nemzetközi felmérés tapasztalatai alapján (szervezeti értékmérés: érintettek elégedettsége, belső szabályzatok és gyakorlat összhangja, projekt folyamatok fejlődése, projekt üzleti eredményei, projekt pénzügyi eredményei/ROI),
· a projektmenedzsment szakma történelmi fejlődésének jellemzői (menedzsment tudomány válasza az innovációs hullámokra, módszertanok) és fejlődési irányai (harmadik generációs menedzsment, specializálódás, többszintű minősítések, stratégiai-, operációs- és projektmenedzsment integrálódása),
· a projekt szponzor szerepe és felelőssége (projekt célok üzleti stratégiából meghatározása, felhasználók igényeinek képviselet, erőforrások- és projekt irányítás biztosítása, eredmények átvétele), valamint a komplex feladatok megoldásához szükséges támogatások (szervezeti rendben felelősségek tisztázása, oktatás-képzés, projektmenedzser és irányító bizottság támogatása),
· a projekt, mint jogeset (a projekt néhány kritikus kérdésének jogi megoldása, a projektmenedzser és a jogász együttműködésének fontossága),
· projektek vállalati stratégiát megvalósító szerepét elemző módszertan,
· projekt kockázatok kezelésének módszertana és gyakorlata,
· a projekt sikert elősegítő munkakultúra jellemzői és megvalósításuk kritikus kérdései,
· esettanulmányok (villamosenergia-ipari portfolió menedzsment, nemzetközi vállalatok egyesülése, vállalati profitcentrum átszervezés, elektronikus elszámolási rendszer felépítés, alkalmazás integráció).
A Fórum programját a hagyományoknak megfelelően egy másfél órás kerekasztal beszélgetés zárta, ahol a „projektmenedzsment hazai helyzete” kérdőív eredményei alapján (részletes eredmény-tanulmány www.pmi.hu, www.pmsz.hu és www.hte.hu portálokon megtalálható) került megbeszélésre a magyarországi projektmenedzsment helyzete (projektmenedzsment kompetenciák fontossága a projekt sikere szempontjából, a projektmenedzsment oktatás-képzés helyzete, a PM szakma elfogadottsága, a projektek üzleti kilátásai 2009-re). Az eredmények tükrében megállapítható volt, hogy a válaszadók (154-en töltötték ki az Interneten megtalálható kérdőívet a Fórumot megelőzően 2009 februárjában) a kommunikációs- és döntéshozatali képességet tarják a legfontosabbnak a sikerben. A rendszerszintű gondolkodás és a csapatépítés jelentőségét kisebbnek tartják a kollégák, de ennek oka minden valószínűség szerint az, hogy ilyen képességek birtokában vannak. A válaszadók 80%-a rendelkezett minősítéssel és a minősített kollégák a sikeres projekt feltételeinek érvényesülését alacsonyabbra értékelték, mint a minősítéssel nem rendelkezők. A válaszadók 40%-a tíz évnél, 85%-a négy évnél nagyobb gyakorlattal rendelkezett. Az oktatás-képzés színvonalát a válaszadók közepesnél jobbnak ítélik.
A szakmai elismertséget jónak tartja a válaszadók 81%-a. Az üzleti kilátások tekintetében 2009-re komplexitásban, méretben, üzleti bevételben kisebb csökkenést (15%) jeleznek a válaszadók.
A Fórum előadásai rámutattak, hogy a vállalatok számára a PM jelentős érték teremtő képességgel rendelkezik :
- az üzleti eredményekben
- javul a vevő kiszolgálás/kapcsolatok minősége
- az üzleti feladatok megvalósítása szervezettebbé, gyorsabbá válik - idő tényező!
- költség követés
- emberi erőforrás menedzselésben
- karrier lehetőség – jó eszköz a hatékony vezető kiválasztáshoz
- javul a munkatársak menedzsment képzettsége és gyakorlata
- megteremti a komplex érdekeltségi rendszer igényét
- szervezeti kultúra fejlődésben
- csökkenti a hierarchia fokozásának igényét
- fokozza a munkatársak nyitottságát, rendszertechnikai gondolkodását és együttműködési képességét
- elősegíti a funkcionális egységek elismerését (projekt szakértői tudását a funkció szakmai színvonala határozza meg)
- vállalati kultúra fejlődésében
- együttműködés (bizalom) fejlesztés
- kockázat vállalási képesség és lehetőség növekedése
- eredmény orientáció növekedése
A Fórum résztvevői kérdőív kitöltéssel mondták el menedzseri szakmai érdeklődésük legfontosabb területeit, projektmenedzsment ismereteik megszerzésének forrásait, a Fórum megrendezésével kapcsolatos véleményeiket és jövőbeli elvárásaikat. Összesítve megállapítható, hogy a Fórum a kapcsolatépítés mellett jelentős tapasztalatokat adott a résztvevőknek a projektmenedzseri munkához. Ebben az évben a résztvevők nagy része gyakorlati munka (83%) és önképzés során (66%) szerezte projektmenedzseri tudását, de minden válaszadó más formában is szerzett ismereteket és gyűjtött tapasztalatokat (egyetemi képzés: 41%, vezetőképzés 38%). A részvevők 88%-a projektmenedzseri-, 28% IB tagsági-, 8% IB elnöki gyakorlattal rendelkezett. A résztvevők cégeinek 80%-nál létezik írásos PM eljárásrend. A kérdőívre választ adók 67%-a szerint az előadások színvonala jó, 28% szerint kimagaslóan jó volt (ami a korábbi évekhez képest jelentős javulást jelent). 42% szerint az előadások témája aktuális, míg 47% szerint (10%-os javulás) rendkívül aktuális volt. A válaszadók 84%-a az előadásokat tartalmazó kiadványt hasznosnak tartotta. A Fórum technikai lebonyolítását az átlagosnál jobbnak gondolta a válaszadók 93%-a. A kérdőívet kitöltök 50%-a a Fórumon tartott előadást jó marketing eszköznek gondolja, a szponzorációt eredményesnek gondolók százaléka 42. A felmérés összegzéseként megállapítható, hogy a résztvevők az előadások és a kiadvány színvonalát nagyon jónak tartották, ami azt mutatja, hogy a projektmenedzsment kultúra fejlődése vitathatatlan.
Az 1998-ban indult Fórum több éves dinamikus létszám növekedése 2002-re megállt. 2003-ban jelentős visszaesés következett be, amit 2005-ben sikerült megállítani és stabilizálni. 2009-ben 67 cég képviseletében 135 résztvevője volt a Fórumnak. A projektmenedzsment szakma lassan minden jelentősebb szervezete (FÖVOSZ-IPMA, PMI Budapest Magyar Tagozat, PMSZ, TIPIK) bekapcsolódott a szervezésbe, ami a Fórum országos ismertségét jelentősen megnövelte. Mindezek alapján megállapítható, hogy a 2009. április 2-án, a margitszigeti Thermal Hotelben megrendezett 12. Projektmenedzsment a Gazdaságban Fórum szakmailag sikeresnek tekinthető.
A Fórum résztvevői az idén is megválasztották a Fórum legjobb előadóját, aki ez évben Mudra Miklós projektiroda vezető (CIB Bank) lett, aki a projektben dolgozók motiválásának lehetőségeit mutatta be, különös tekintettel a projektmenedzser felelősségére.
A Szervező Bizottság az „ÉV PROJEKTMENEDZSERE” cím pályázatát nyolcadik alkalommal 2008. novemberében írta ki. A 2009. január 26-i határidőig 9, a kiírásnak teljes mértékben megfelelő, magas színvonalú pályázat érkezett be. A kiírásnak megfelelően az SZB megbízásából az Operatív Bizottság februárban az értékelési munkát elvégezte és az SZB 2009. március 25-i ülésén, elfogadva az OB ajánlását, szavazással döntött az ÉV PROJEKTMENEDZSERE díj 2008. évi győzteséről, aki Bartalis Krisztina projektmenedzser (Vodafone Magyarország) lett.
Bartalis Krisztina a „A Vodafone globális szintű, vállalat átszervezési (EVO) program első országban történő megvalósítási projektje” vezetőjeként pályázott a díjra. A Vodafone globális programja a különböző országokban igen eltérő, különböző alkalmazásokon alapuló pénzügyi, beszerzési és személyzeti folyamatait és rendszereit egységesítette. A magyarországi projekt a globális program pilotja volt, melynek célja az új működési modell, továbbá az alkalmazott projektmódszertan és a projekt szervezet megfelelőségének, hatékonyságának tesztelése. A Vodafone evolúciós világ program elemei:
– egységes alap üzleti modell kialakítása,
– funkcionális tevékenységek kiszervezése (outsource-ra: beszerzés, egységesített pénzügyi folyamatok, üzleti folyamat támogatás, rendszertámogatási folyamatok),
– egyetlen központilag üzemeltetett vállalatirányítási rendszerre (ERP) való áttérés,
– az egyes országok szabályozásainak beépítése,
– az egyes országok egyedi megoldásaihoz (esetlegesen ügyfélkiszolgáló rendszereihez) való interfészek integrálása.
A program első lépése az egységes üzleti modell keretében, a pénzügy, a beszerzés, a logisztika és a HR funkciók területét érintő modell kidolgozása, amit külső tanácsadó cég végzett.
A magyarországi projekt feladata volt az új folyamatokat tartalmazó működés tesztelése. Az első fázisban a modell a kiszervezett beszerzési vállalatban, majd a kiszervezett (magyarországi telephelyű) pénzügyi szolgáltatónál és a magyar leányvállalatban került megvalósításra. Az új folyamatok egy újonnan kialakított közös, központi informatikai rendszerre épülő integrált vállaltirányítási (ERP) rendszerbe képződtek le, aminek megvalósítása adja a projekt gerincét (ez a külső tanácsadó feladata). A központi ERP rendszerhez (üzemeltetés és alkalmazás támogatás külföldön) illeszkedően került kialakításra a helyi IT infrastruktúra (a helyi IT megvalósítási felelősségével). A magyarországi projekt fő feladata a magyar leányvállalat működésének és a projektben érintett szervezeti egységeknek az átalakítása volt (eredmény: standard pénzügyi tranzakciók, ERP rendszerben használt törzsadatok karbantartási feladatok átadása az erre a célra létrehozott másik Vodafone vállalatnak, a nem kiszervezett pénzügyi funkciók racionalizálása illetve az új, magyarországi üzemeltetési és alkalmazás támogatási folyamatok). A magyarországi projekt négy alprojektje/csapata: ’Üzleti folyamatok’ (30 fő), ’Adat és technológia’ (20 fő), ’Változáskezelés’, továbbá ’Projektmenedzsment’. Az alprojekt csapatok mindegyike kapcsolatban volt a globális projekt hasonlóan szervezett csoportjaihoz. A ’Változáskezelés’ csapat foglalta magába a külső- és belső projekt kommunikációért felelős szakembert, illetve az oktatást és tréningeket szervező kollégákat. A magyarországi projekt összlétszáma kb. 80 fő volt, amely az éles indulást megelőző hetekben jóval 100 fő fölé növekedett. Magyarországon a közvetlenül érintettek közé tartozott az átalakított folyamatok mentén dolgozó, kb. 300 munkatárs. A bevezetett új HR, és beszerzési funkcionalitások miatt minden magyarországi alkalmazottat (kb. 1200 fő) érintettként kezelt a projekt (tréning és kommunikációs szempontból). A projektmenedzsment feladata volt a mátrix rendszerbe szerveződött kapcsolatrendszer helyi működtetése. A helyben lévő létszám mellett a globális projektben további kb. 800 kolléga és tanácsadó dolgozott összesen 5 helyszínen (Düsseldorf, Rattingen, Newbury, Milano, Madrid, India).
A projekt eredményeinek elismerését jelenti, hogy az ünnepélyes indulásnál a teljes regionális- és helyi vezetés megjelent. A CEO elismerő levelet írt a projektben dolgozóknak. A negyedév kiemelkedő dolgozója díjat kapták a helyi team központi tagjai. A projekt vezetője, Bartalis Krisztina, a Vodafone Magyarország felső vezetésének tagja lett és vállalati különdíjat kapott a dolgozói fórumon. A projekt eredményei bemutatásra kerültek a PMI-PMSZ-HTE-FOVOSZ által közösen szervezett Körkapcsolás (2008. november 6.) programjában. A projekt szponzor véleménye szerint a pályázót kiemelkedő szakmai tudása, a vállalati folyamatok alapos ismerete, politikai-, menedzseri-, kommunikációs képességei (szakember kiválasztás, minden részletre kiterjedő projekt tájékozottság, tájékoztatás és beszámolás a legmagasabb szintekig) és rendkívüli munkabírása tette ennek a rendkívül komplex (sok ország, sok partner cég), stratégiai jelentőségű projektnek a kiemelkedő projektmenedzserévé. Bartalis Krisztina 38 éves közgazdász, jelentős vállalati folyamat ismerettel és projekt szakértői tapasztalatokkal rendelkezik, amit jól támogat tanácsadói területen szerzett gyakorlata. PM képzéseket, módszertan ismeretet hazai és nemzetközi oktatásokban szerzett.
A díjpályázat versenyének magas színvonalát mutatja, hogy a Szervező Bizottság két külön díjat is felajánlott
Kovács Gábor igazgatónak (MAVIR Zrt.) kiemelkedő projektmenedzseri munkájáért, aki a villamosenergia-iparban stratégiai jelentőségű projekteket vezetett, köztük a Békéscsaba – Országhatár-Románia útvonalon épült 400 kV-os villamos energia összeköttetés projektjét.
A projekt nemzetközi jelentőségét mutatja, hogy az Európai Unió a Trans European Networks – Energy (TEN-E) programjában – mint kiemelten fontos projektet – összességében kb. 650 M Ft értékben támogatta. A távvezeték fejlesztés több mint ezer ingatlan tulajdonosának kártalanításával, 6000 m3 beton, 1081 tonna acélszerkezet, 460 tonna áramvezető beépítésével és az alállomási bővítéssel együtt a tervezett határidőre megvalósult. A projektben dolgozó szakemberek a projektre 19 ezer munkaórát fordítottak. A projektben a MAVIR és a külső beszállítók mellett még mintegy 100 hatóság, illetve szakhatóság, önkormányzatok és a több ezer ingatlantulajdonos volt érintett.
Kovács Gábor 35 éves villamosmérnök, az elmúlt 7 évben összességében mintegy 60 projekt felelősségével, amik közül 15 egymilliárd forintot meghaladó projekt volt. Az érintettek száma a nagyobb projektek esetében (az ingatlantulajdonosok nélkül) egyenként több volt, mint 50, de a kisebb projekteknél is meghaladta a 10-et. Projektmenedzsment képzettséget BMGE MBA szakán szerzett.
Szőllőssy Gyula kompetenciaközpont vezetőnek (IQSYS Informatikai és Tanácsadó Zrt.) kiemelkedő projektmenedzseri munkájáért, aki a banki szektorban stratégiai alkalmazásfejlesztési projekteket vezetett, köztük a Magyar Nemzeti Bankban fizetési mérleg (FMR) összeállítását támogató alkalmazás fejlesztését. A fizetési mérleg az MNB egyik legfontosabb terméke 2008. január 1. előtt banki jelentésekre épült, míg a nemzetközi elvárásoknak megfelelő módszertani változások következtében a mérleghez szükséges adatokat közvetlenül a vállalatoktól (kb. 4000) gyűjti be. Ennek következtében jelentősen nő a feldolgozásra váró adatok mennyisége, amelynek végrehajtására a korábbi alkalmazás már nem volt képes. Az FMR rendszer internet alapon kapja a vállalati adatokat és e mellett az értékpapír piaci adatokat, valamint a devizaárfolyam adatokat is feldolgozza. A feldolgozás eredményei 1500 Excel lapon kerülnek publikálásra. A projekt tényleges erőforrás-felhasználás 1500 nap volt. A projekt költségvetése – tisztán hozzáadott értékben – 100 M Ft volt.
Szőllőssy Gyula 47 éves matematikus-mérnök, mérnök-közgazdász MBA diplomával. Jelentős informatikai fejlesztési, funkcionális menedzseri és projektmenedzseri gyakorlattal rendelkezik. Az utóbbi tizenöt évben betöltött projektmenedzseri funkciói a projekt szakértőtől, a projektmenedzseren át a projekt igazgatói feladatokig mindent átfognak.
A projekt szponzorai a szakmai közélet legkülönbözőbb szereplői közül kerültek ki (22 vállalat/intézmény). Az elektronikai gyártókat a Legrand Magyarország, a nemzetközi projektmenedzsment szakmai szervezetet az IPMA, a konzultánsokat a HyperTeam, a KPMG, a Pro-COMpass, a Provice, a Ráció-Net és a Stratis a távközlési és informatikai gyártókat és rendszerintegrátorokat a Hewlett-Packard, IQSYS, Kopint-Datorg, Nokia Siemens Networks, Qualysoft és a Synergon, a távközlési szolgáltatókat a Magyar Telekom, a Pannon GSM, a közszolgáltatókat a MAVIR képviselte a szponzorok között. A szponzorok a saját PR-jük fejlesztése mellett a szakmai közösség fejlesztését is fontos célnak tekintették, amit megerősítettek az „ÉV PROJEKTMENEDZSERE” díj kiértékelésében való felelősségteljes részvételükkel.
A következő, tizenharmadik Fórum megrendezésére várhatóan 2010. április 8-án kerül sor.
Budapest, 2009. április 08.
Dr. Prónay Gábor
Szervező Bizottsági elnök